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Nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Das IÖW führt im Rahmen von Projekten eine Vielzahl von Veranstaltungen durch – von Workshops bis zu Konferenzen. In 2017 nahmen knapp 1.000 Teilnehmende an 18 Veranstaltungen des IÖW teil. In den Jahren 2014 bis 2017 waren es rund 3.200 Personen, die insgesamt 57 Veranstaltungen besuchten. Und diese Veranstaltungen sind „grün“: Mit dem „Green Meeting Guide“ setzen wir seit 2014 verbindliche Standards für die umweltorientierte Durchführung der Veranstaltungen des IÖW. Der „Green Meeting Guide“ unterstützt alle Mitarbeiter/innen mit konkreten Empfehlungen und Checklisten etwa für die An- und Abreise oder die Unterbringung von Gästen. Veranstaltungsstandards betreffen beispielsweise die Bewirtung mit ausschließlich vegetarischer Bio-Kost und die Wahl von Tagungsorten mit guter Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr. Neue Mitarbeitende werden im Rahmen der obligatorischen Einarbeitungstage für die Verbindlichkeit der Veranstaltungsstandards sensibilisiert.

Ende 2016 haben wir evaluiert, was wir mit dem „Green Meeting Guide“ in unserer Praxis der nachhaltigen Veranstaltungsorganisation bisher erreicht haben. Im Jahresbericht 2016 haben wir darüber bereits ausführlich berichtet. Folgendes Bild stellte sich dar: Seit der Einführung des „Green Meeting Guides“ wurden alle IÖW-Jahrestagungen klimaneutral durchgeführt (siehe Dokumentation) und wir setzen unsere selbst gesetzten Standards in der Regel bei allen Veranstaltungen um: Wir wählen Veranstaltungsorte mit guter ÖPNV-Anbindung und bitten Teilnehmende von außerhalb um eine Anreise mit der Bahn. Die Verpflegung auf Veranstaltungen erfolgt ausschließlich mit vegetarischer und – wann immer möglich – mit Bio-Kost. Zudem gehört es zur Routine bei der Anfrage an externe Veranstaltungshäuser, diese aufzufordern Bio-Produkte in ihre Angebotspalette aufzunehmen, wenn sie dies nicht bereits tun. Bei Veranstaltungen am IÖW wird standardmäßig Leitungswasser angeboten. Alle Tagungsunterlagen werden auf mit dem Blauen Engel zertifiziertem Recyclingpapier und beidseitig gedruckt.

Das im Nachhaltigkeitsprogramm formulierte Ziel, anhand der Evaluationsergebnisse weitere Verbesserungsoptionen für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen auszuarbeiten und zu realisieren, haben wir bis Mitte 2018 umgesetzt. Dazu gehört, dass im „Green Meeting Guide“:

  • die Mitarbeitenden informiert werden, dass Reisekosten von Referierenden für die Anreise mit dem Flugzeug nur in begründeten Ausnahmefällen vom IÖW übernommen werden. Unser Standard ist die Erstattung einer Bahnfahrt 2. Klasse, BahnCard50;
  • auch Textbausteine für die Kommunikation mit Kooperationspartnern hinsichtlich der Beauftragung von nachhaltig arbeitenden Druckereien und Veranstaltungsorten enthalten sind.


Zu den Verbesserungsmaßnahmen, die wir 2017 begonnen haben, gehören auch folgende: Um den Papierverbrauch konsequenter zu senken, werden seit 2017 Tagungsunterlagen vermehrt ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Die „papierlose Veranstaltung“ wird zunehmend bereits in der Projektakquise angeboten. Auf den Veranstaltungswebseiten und in der Kommunikation mit Teilnehmenden wird gezielter für eine umweltfreundliche Anfahrt mit der Bahn, dem ÖPNV oder dem Fahrrad geworben, z. B. mit Hilfe eines Routenplaners für Fahrradfaher/innen. Da wir das Catering auf Veranstaltungen sehr passgenau bestellen, lohnt eine Abholung übriggebliebener Speisen durch die Berliner Tafel in der Regel nicht. Deshalb bieten wir Beste Reste Boxen an, die von den Teilnehmenden befüllt und mitgenommen werden können.

Insgesamt versuchen wir die Aspekte nachhaltiger Veranstaltungsorganisation stärker zu kommunizieren: Dazu gehört auch, dass die Moderator/innen unserer Veranstaltungen auf die bewusste Wahl des vegetarischen Bio-Cateringangebots oder auf den Verzicht auf gedruckte Tagungsunterlagen hinweisen. Perspektivisch möchten wir unsere Maßnahmen nachhaltiger Veranstaltungsorganisation noch systematischer kommunizieren.

Nachhaltigkeitsprogramm

Das Nachhaltigkeitsprogramm nennt Maßnahmen zu der Zielstellung "Veranstaltungen umweltfreundlicher organisieren".

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