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Nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Seit 2014 setzt das IÖW in seinem „Green Meeting Guide“ verbindliche Standards für die umweltorientierte Durchführung seiner Veranstaltungen – von Besprechungen bis hin zu Konferenzen. Das Handbuch unterstützt alle Mitarbeiter/innen mit konkreten Empfehlungen und Checklisten etwa für die An- und Abreise oder die Unterbringung von Gästen. Veranstaltungsstandards betreffen beispielsweise die Bewirtung mit ausschließlich vegetarischer Bio-Kost und die Wahl von Tagungsorten mit guter Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr. Gleichzeitig thematisieren wir soziale Handlungsfelder wie die Barrierefreiheit von Veranstaltungsorten. Mit dem Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn können Veranstaltungsteilnehmende im Fernverkehr mit 100 Prozent Ökostrom an- und abreisen.

Ende 2016 haben wir unter die Lupe genommen, was wir mit dem „Green Meeting Guide“ bisher in der Praxis erreicht haben. Untersucht wurden die vom Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation organisierten Veranstaltungen der Jahre 2014 bis 2016 hinsichtlich der Umsetzung der formulierten Standards. Ergänzend wurden die Mitarbeiter/innen um ihre Einschätzung zum Umsetzungserfolg der einzelnen Standards sowie zur Nützlichkeit und Anwendbarkeit des Handbuchs gebeten.

Zwischen Januar 2014 und Dezember 2016 nahmen 2.220 Personen an insgesamt 39 Veranstaltungen des IÖW teil. Die Evaluation zeigt: Seit der Einführung des „Green Meeting Guides“ wurden alle IÖW-Jahrestagungen klimaneutral durchgeführt (siehe Dokumentation) und wir setzen die selbst gesetzten Standards um: Das IÖW wählt in der Regel Veranstaltungsorte mit guter ÖPNV-Anbindung. Teilnehmende an IÖW-Veranstaltungen werden ausschließlich mit vegetarischer Bio- Kost verpflegt. Routine bei externen Veranstaltungen ist es, alle Veranstaltungshäuser aufzufordern Bio-Produkte in ihre Angebotspalette aufzunehmen, sofern nicht bereits vorhanden. Am IÖW werden außerdem alle Tagungsunterlagen auf Recyclingpapier mit dem Blauen Engel und beidseitig gedruckt.

Neue Mitarbeitende wollen wir zukünftig noch stärker für die Verbindlichkeit der Veranstaltungsstandards sensibilisieren und den „Green Meeting Guide“ um weitere konkrete Handreichungen in Form von Vorlagen für Anfragen (Veranstaltungsorte, Catering etc.) ergänzen. Potenziale für eine verbesserte Umweltwirkung im Veranstaltungsmanagement sehen wir darin, Druckaufträge primär an umweltorientierte und zertifizierte Druckereien innerhalb der Region zu vergeben. Der Papierverbrauch lässt sich durch digitales Marketing und digitale Tagungsunterlagen noch stärker reduzieren.

Als neues und sehr kurzfristiges Ziel haben wir uns im Nachhaltigkeitsprogramm vorgenommen, basierend auf den beschriebenen Evaluationsergebnissen bis Ende 2017 Verbesserungsziele für die nachhaltigere Organisation von Veranstaltungen auszuarbeiten.

Nachhaltigkeitsprogramm

Das Nachhaltigkeitsprogramm nennt Maßnahmen zu der Zielstellung "Veranstaltungen umweltfreundlicher organisieren".

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