Menü image/svg+xml
IÖW Logo

Koordinator*in Sekretariat und Büro (m/w/d)

Das Institut für ökologische Wirtschaftsforschung (IÖW) ist eine der führenden Forschungseinrichtungen im Bereich des nachhaltigen Wirtschaftens. Wir erforschen komplexe Nachhaltigkeitsprobleme und geben Impulse für sozial-ökologische Transformationen. In Berlin suchen wir zum 1. März 2022 oder früher eine*n

                      Koordinator*in Sekretariat und Büro (m/w/d)

Stellenumfang 80 - 100 % | TVöD Bund Entgeltgruppe 8+ | unbefristet

Ihre Aufgaben

Sie koordinieren das zentrale Sekretariat des IÖW, das für alle Mitarbeiter*innen, Besucher*innen und Anrufer*innen die Visitenkarte und erste Anlaufstelle am Institut ist. Dafür behalten Sie den Überblick über die Aufgaben und Prozesse und entwickeln diese gemeinsam mit dem engagierten und kompetenten Team weiter. Zentrale Aufgaben des Sekretariats sind der Empfang und die Telefonzentrale, die Ein- und Ausgangspost, Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache sowie das Korrekturlesen und Formatieren von Texten. 

Nach der Corona-Pandemie werden Sie und Ihr Team auch wieder mehr Dienstreisen von Mitarbeitenden planen und buchen sowie regelmäßig Veranstaltungen mit externen Gästen vor Ort betreuen. Als Orientierung für alle Mitarbeitenden erstellen Sie mit dem Sekretariats-Team Leitfäden für Standardabläufe, entwickelnd diese weiter und informieren das Institut über Neuerungen.

Als Koordinator*in Sekretariat und Büro arbeiten Sie eng mit der Kaufmännischen Geschäftsführung des Instituts zusammen und bereiten für diese eigenständig und strukturiert Themen aus Ihrem Aufgabenbereich auf. Sie schaffen so gute Entscheidungsgrundlagen für Investitionen oder für Schritte auf dem Weg zum papierlosen, digitalen Büro. Nach einer gründlichen Einarbeitung verantworten Sie einzelne Regelprozesse in den Bereichen Arbeitssicherheit und Datenschutz.

Sie behalten mit Ihrem Team den Zustand unseres Büros und insbesondere die Konferenz- und Gemein-schaftsräume im Blick. Sie koordinieren die internen Mitarbeiter*innen für die Büroreinigung und externe Dienstleister wie Lieferanten oder Handwerker*innen.

Gemeinsam mit unserer Ausbilderin übernehmen Sie Verantwortung für die Vermittlung der im Ausbildungsplan festgelegten Ausbildungsinhalte aus den Bereichen Assistenz und Sekretariat an unsere Auszubildenden. Gerne unterstützen wir Sie, wenn Sie selbst eine Ausbildungsberechtigung erwerben wollen.
 

Dieses Profil wünschen wir uns

  • Sie haben eine Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestelle*r oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen; auch Quereinsteiger*innen mit entsprechender Zusatzqualifikation sind bei uns willkommen. 
  • Sie haben schon über mehrere Jahre praktische Berufserfahrung im Bereich Sekretariat und Büro-kommunikation, insbesondere in Geschäfts- und Organisationsabläufen gesammelt.
  • Die Regelaufgaben und neue Herausforderungen in einem zentralen Sekretariat einer Forschungsein-richtung sind für Sie eine spannende Herausforderung. Ihre Erfahrungen und Kompetenzen nutzen Sie professionell für die Koordination und die Entwicklung des Sekretariats-Teams und bringen sie in die tägliche Arbeit ein.
  • Mit allen Mitarbeitenden und Partnern des Instituts kommunizieren Sie freundlich und verständlich, auch wenn es mal um komplizierte Abläufe oder Sachverhalte geht. 
  • Sie sind sehr erfahren im Einsatz der üblichen Office-Software, insbesondere Word, Excel und PowerPoint. Wenn Sie bereits mit Teams und Sharepoint gearbeitet haben, ist das ein Pluspunkt. 
  • Sie sind versiert in der sorgfältigen und nachvollziehbaren Dokumentation von Abläufen sowie dem eigenständigen Erstellen von Präsentationen zu Ihren Aufgabengebieten.
  • Sie sprechen und schreiben sehr gut in deutscher Sprache und gut in englischer Sprache.
  • Sie arbeiten selbständig und mit viel Eigeninitiative. Überblick und Struktur behalten Sie auch dann, wenn mal besonders viele Vorgänge gleichzeitig auf Ihrem Tisch ankommen. Sie gehen Ihre Aufgaben sorgfältig und zuverlässig an. Selbstverständlich wahren Sie die Vertraulichkeit, wenn es darauf ankommt. 

 

Wir bieten Ihnen eine langfristige Perspektive und …

  • Verantwortungsvolle Aufgaben mit Sinn

Arbeiten Sie Hand in Hand mit den anderen Mitarbeitenden der Verwaltung und unseren Wissenschaftler*innen, damit wir als Institut Ideen und Impulse für den sozial-ökologischen Wandel entwickeln können. Tragen Sie als Teil unseres Personal-Teams dazu bei, die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden zu erhalten und zu steigern. Prägen Sie so unsere Arbeitskultur mit – auf der Basis des IÖW-Leitbilds.

  • Ein dynamisches, kompetentes Team

Wir laden Sie ein in eine kollegiale und persönliche Arbeitsatmosphäre, die Energien mobilisiert für Neues. Bringen Sie ihre Erfahrungen und Ideen in die Verwaltung des IÖW ein, wo vielfältige Perspektiven und Kompetenzen innovativ zusammenwirken – mit viel Eigenverantwortung und Flexibilität. 

  • Eine klare Perspektive für Ihre berufliche Entwicklung und eine langfristige Beschäftigung

Unser Entwicklungsangebot an Sie ist eine langfristige, unbefristete Beschäftigung am IÖW, im Verwaltungsteam einer führenden Forschungseinrichtung im Bereich des nachhaltigen Wirtschaftens. Auf diesem lohnenden Weg begleiten wir Sie mit einer sorgfältigen Einarbeitung, mit internen und externen Weiterbildungen – ganz nach Ihrem individuellen Bedarf. 

  • Ein angemessenes und transparentes Gehalt

Für die Gehälter am IÖW orientieren wir uns an dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD Bund). Als Mitarbeitende der Verwaltung gruppieren wir Sie je nach ihren Qualifikationen und dem Verantwortungsbereich ein. Jeden November erhalten Sie eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“). Mit zunehmender Berufserfahrung steigt Ihr Gehalt stufenweise an. Sie erhalten automatisch die Tariferhöhungen, die Gewerkschaften und der Bund vereinbaren. Eine Berufserfahrung, die für Ihre Tätigkeit am IÖW relevant ist, erkennen wir an und stellen Sie entsprechend in einer höheren Gehaltsstufe ein. 

  • Gute Bedingungen für Ihre Arbeit

Unser Büro in der Mitte Berlins ist mit Bus, U-Bahn, S-Bahn und Regionalbahn sehr gut erreichbar. Den großartigen Park am Gleisdreieck in unmittelbarer Nähe nutzen wir häufig für Gespräche oder Pausen. Die gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist uns allen ein zentrales Anliegen. Sie können Ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten und einen Teil Ihrer Arbeitstage mobil arbeiten. Ihr Stellenumfang kann sich nach Ihren Bedürfnissen verändern. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement hilft den Teams gesundheitsförderlich zu arbeiten. Angebote wie ein voller Obstkorb, Bewegungstrainings oder Weiterbildungen zu Gesundheitsthemen unterstützen Sie im (Arbeits-)Alltag.

  • Unabhängigkeit und konsequente Orientierung am Gemeinwohl

Das IÖW ist eine gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Unsere Gesellschafter*innen sind viele Mitarbeitende und dem Institut eng verbundene Einzelpersonen. Wir können deshalb unabhängig arbeiten, folgen anerkannten wissenschaftlichen Standards und sind nicht gewinnorientiert. Unsere Expertise machen wir in aller Regel öffentlich und stellen sie frei oder zu geringen Kosten zur Verfügung, damit sie von vielen gelesen und genutzt werden können. Alle unsere Energien und alle Mittel setzen wir so für das Gemeinwohl ein.
 

Das ist uns wichtig!

Wir streben eine größere Diversität von Lebenshintergründen im Institut an. Wir begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Geschlechtsidentität.

Die Stellenausschreibung als pdf-Datei

Wir sind sehr neugierig auf Sie und Ihre Bewerbung!

Schreiben Sie uns gerne bis zum 23. Januar 2022 per E-Mail mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto), Abschlusszeugnissen, Arbeitszeugnissen und Referenzen sowie ausgewählten Arbeitsproben – alles in einer Datei – mit dem Betreff „Bewerbung Stelle 21/17“ an

IÖW - Frau Sophia Nowack
mailbox(at)ioew.de
 

Haben Sie Fragen zu der Stelle?

Sprechen Sie gerne mit Ihrer zukünftigen Kollegin:

Frau Marion Wiegand
marion.wiegand(at)ioew.de
Telefon 030/88459414

Über das IÖW

Weitere Informationen zu ökologischen und sozialen Aspekten der Arbeit am IÖW finden Sie unter http://www.ioew.de/verantwortung

Datenschutz

Angaben zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie im Abschnitt „Bewerbung auf Stellenangebote des IÖW“ in unserer Datenschutzerklärung: www.ioew.de/service/datenschutz/

Hauptnavigation

Servicenavigation