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Corona-Pandemiemanagement

Die Corona-Pandemie hat den Arbeitsalltag für fast alle Menschen stark verändert. Am IÖW haben wir früh damit begonnen, Maßnahmen zu entwickeln, die den Gesundheitsschutz unserer Mitarbeiter*innen in den Vordergrund stellen. Von März 2020 bis Mai 2023 galten durchgängig strenge Regeln in Form von Pandemie- und SARS-Cov2-Arbeitsschutzplänen, die monatlich fortgeschrieben wurden. Neben der Empfehlung zum mobilen Arbeiten, einer tägliche Testpflicht und diversen Hygienemaßnahmen für die Arbeit im Büro sowie an das Infektionsgeschehen angepasste Auflagen für Veranstaltungen umfasste unser Pandemiemanagement auch ein umfassendes Monitoring, sowie eine kontinuierliche Begleitung und Betreuung von Infektions- und Verdachtsfällen durch unsere Pandemiebeauftragte. Ein relevantes Übertragungsgeschehen am Institut, aber auch die Schließung unserer Büros konnten so durchgängig vermieden werden. Zu Anfang Juni 2023 wurden die letzten Sars-Cov2-spezifischen Schutzmaßnahmen am Institut aufgehoben, bzw. in unser reguläres Gesundheitsmanagement überführt, wir stellen aber weiterhin Masken und Tests für alle Mitarbeiter*innen zur Verfügung und empfehlen, sich vor größeren Treffen und Veranstaltungen zu testen.

Um die Auswirkungen der Pandemie auf unsere Arbeit besser zu verstehen sowie die Entwicklung und Reflektion unseres Pandemiemanagements zu unterstützen, haben wir uns in unserem Nachhaltigkeitsprogramm 2020–2021 vorgenommen, die indirekten Folgen der Covid-19 Pandemie zu erfassen und zu bewerten. Seit 2020 erfassen wir Daten zu Wohlbefinden, Gesundheit, Belastung und anderen pandemiebezogenen Aspekten im Rahmen unserer jährlichen Mitarbeiter*innenbefragung und reflektieren die Umweltauswirkungen unserer veränderten Arbeitsweise in unserer Nachhaltigkeitsberichterstattung. Zusätzlich befassen wir uns im Rahmen unserer Organisationsentwicklung mit den Auswirkungen der Pandemie auf unsere Institutskultur.

Die Ergebnisse der Mitarbeiter*innenbefragung für die Jahre 2020 und 2021 bezeugen ein sehr hohes Sicherheitsempfinden in Bezug auf unsere pandemiebezogenen Maßnahmen. 2021 fühlten sich 98 Prozent der Mitarbeitenden mit den ergriffenen Maßnahmen sehr oder eher sicher (2020: 94 Prozent). In Verbindung mit dem mobilen Arbeiten wurden aber auch Herausforderungen benannt wie der mangelnde Austausch mit Kolleg*innen oder die Schwierigkeit für einzelne Kolleg*innen, regelmäßige Pausen einzuplanen. Für das Jahr 2022 (Durchführung im Januar 2023) wurde die Fragestellung leicht verändert. 75 Prozent der Befragten gaben an, dass sie mit den Pandemie-Maßnahmen des IÖWs sehr oder eher zufrieden sind. Diesen - trotz zunehmend unterschiedlicher Sicherheits- und Flexibilitätsbedürfnisse verschiedener Mitarbeiter*innen - sehr hohen Zufriedenheitswert führen wir unter anderem auf unsere Praxis zurück, regelmäßig und frühzeitig über die aktuelle Situation, die Maßnahmen und die Einschätzung von Seiten der Pandemiebeauftragten und der Geschäftsführung zu sprechen. Zudem wurden Erfahrungen und Vorschläge der Mitarbeitenden in die Pandemiepläne des Instituts aufgenommen, um einen hohen Schutz zu gewährleisten und gleichzeitig angemessen auf aktuelle Entwicklungen und Bedürfnisse reagieren zu können.

Die Emissions- und Umwelteffekte durch die veränderte Arbeitsweise seit Beginn der Pandemie sind nur schwer zu beziffern. 2020 und 2021 sind die erfassten Emissionen, insbesondere durch ein verringertes Reiseaufkommen, deutlich zurückgegangen und auch beim Papierverbrauch lässt sich ein Rückgang verzeichnen, der sich 2022 weiter fortgesetzt hat (siehe Unsere Verantwortung für die Umwelt). Beim Stromverbrauch ist seit 2015 ein kontinuierlicher Rückgang pro Vollzeitäquivalent erkennbar. Dieser ist zum Teil auf diverse Stromsparmaßnahmen, ab 2020 aber sicherlich auch auf verstärktes mobiles Arbeiten zurückführbar. Die Verbräuche von Gas und Wasser sind ab 2020 ebenfalls zurückgegangen, allerdings weniger als unter Umständen zu erwarten gewesen wäre. Gleichzeitig ist im Wärmebereich, beim Wasserverbrauch und gegebenenfalls auch beim Papieraufkommen mit Verlagerungseffekten durch das mobile Arbeiten zu rechnen, die die Einsparungen am Institut unter Umständen auch überkompensieren. Wie stark die privaten Verbräuche der Mitarbeiter*innen durch das mobile Arbeiten angestiegen sind, konnten wir im Rahmen dieser Berichterstattung nicht ermitteln.

Wie sich die Pandemie auf unsere Arbeitskultur ausgewirkt hat und welche Schlussfolgerungen daraus für die Zukunft zu ziehen sind, verstehen wir als einen laufenden Diskussions- und Lernprozess. Gerade die geringe Präsenz im Institut machte die Integration neuer Kolleg*innen und die Anpassungen unserer Arbeitsweisen im wachsenden Institut zu einer besonderen Herausforderung. Gleichzeitig haben viele Mitarbeiter*innen auch von den Vorteilen einer flexibleren Arbeitsweise profitiert.  2021 haben wir uns institutsweit mit dem Ziel eines sinnvollen Ausgleichs zwischen Flexibilität und Begegnung über einen Rahmen für mobiles Arbeiten nach dem Abklingen der pandemischen Ausnahmesituation verständigt, der verpflichtende Präsenzanteile enthält, aber auch regelmäßiges mobiles Arbeiten ermöglicht. Mit dem Auslaufen des SARS-Cov2-Arbeitsschutzplans ist die neue Regelung am 1. Juni 2023 in Kraft getreten. Nach 6 Monaten wollen wir unsere Erfahrungen mit dem neuen Modell evaluieren und ggf. Anpassungen vornehmen.

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