Das IÖW führt in seinen Projekten eine Vielzahl von Veranstaltungen durch – von Workshops bis zu Konferenzen. Im Jahr 2024 nahmen rund 700 Teilnehmende (2023: 930, 2022: 1.200, 2021: 1.600) an 14 Veranstaltungen des IÖW in Präsenz oder virtuell teil. 

Unsere Veranstaltungen sind „grün“: Mit dem „Green Meeting Guide“ setzen wir seit 2014 verbindliche Standards für die umweltorientierte Durchführung der Veranstaltungen des IÖW. Der Ende 2016 evaluierte „Green Meeting Guide“ unterstützt alle Mitarbeiter*innen mit konkreten Empfehlungen und Checklisten etwa für die An- und Abreise oder die Unterbringung von Gästen. Neue Mitarbeiter*innen werden im Rahmen der obligatorischen Einarbeitungstage für die Verbindlichkeit der Standards sensibilisiert.

Veranstaltungsstandards betreffen beispielsweise die Bewirtung mit vegetarischer Bio-Kost inklusive eines veganen Angebots und den Verzicht auf Einweggeschirr. Zudem achten wir auf regionalen und saisonalen Bezug des Caterings und bemühen uns, durch realistische Planung Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.

Bei der Auswahl von Veranstaltungsorten legen wir, sofern möglich, Wert auf Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit und eine gute Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr. Bei der Anmeldung der Teilnehmenden erfragen wir etwaige Anforderungen zur Barrierefreiheit, um möglichst inklusiv zu planen. Darüber hinaus arbeiten wir, wo immer möglich, mit lokalen Unternehmen zusammen – beispielsweise bei der Buchung von Veranstaltungsstätten, bei Catering-Services oder der technischen Umsetzung.

Seit 2017 stellen wir Tagungsunterlagen vermehrt ausschließlich digital zur Verfügung. Die „papierarme Veranstaltung“ bieten wir zunehmend bereits in der Projektbeantragung an. In den wenigen Fällen, in denen wir Print-Tagungsunterlagen erstellen, drucken wir diese beidseitig auf mit dem Blauen Engel zertifiziertem Recyclingpapier. Wir hinterfragen die Notwendigkeit jeder gesonderten Anschaffung – etwa Dekoration, Technik oder Materialien – für ein einzelnes Event und setzen, wenn möglich, lieber auf Mieten statt Kaufen. Zudem planen wir die Teilnehmendenzahl realistisch, um Überdimensionierung bei Raumbuchungen oder Materialeinsatz zu vermeiden. Seit 2019 produzieren wir nicht mehr standardmäßig projektbezogene Roll-Ups, sondern versuchen auf Vorhandenes zurückzugreifen oder lassen universell einsetzbare Produkte produzieren. 

Auf den Veranstaltungswebseiten und in der Kommunikation mit Teilnehmenden werben wir gezielt für eine umweltfreundliche Anfahrt mit der Bahn, dem ÖPNV oder dem Fahrrad, z. B. mithilfe eines Routenplaners für Radfahrende. Für Präsenzveranstaltungen des Instituts haben wir das DB-Veranstaltungsticket etabliert, um Teilnehmenden eine umweltschonende und günstige Anreisemöglichkeit anzubieten.

Insgesamt versuchen wir die Aspekte nachhaltiger Veranstaltungsorganisation stärker zu kommunizieren: Dazu gehört auch, dass die Moderation unserer Veranstaltungen auf die bewusste Wahl des vegetarischen und veganen Bio-Cateringangebots oder auf den Verzicht auf gedruckte Tagungsunterlagen hinweist. Perspektivisch möchten wir unsere Maßnahmen nachhaltiger Veranstaltungsorganisation noch systematischer kommunizieren.

Auch Online-Veranstaltungen verursachen Emissionen. Besonders die Datenübertragung der Kamera, die eine interaktivere Veranstaltung ermöglicht, führt zu einem erhöhten Datenverbrauch. Bereits heute versuchen wir, den Energieverbrauch zu senken – etwa durch bewusst eingeplante Kamera-Off-Phasen. Perspektivisch möchten wir uns mit dem Spannungsfeld zwischen Interaktion, Beteiligung und reduziertem Datenverbrauch beschäftigen, um lebendige und trotzdem datensparende Online-Veranstaltungen durchzuführen.