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Nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Das IÖW führt im Rahmen von Projekten eine Vielzahl von Veranstaltungen durch – von Workshops bis zu Konferenzen. In 2020 nahmen über 2.125 Teilnehmende (2019: 1.300) an über 26 Veranstaltungen (2019: 31) des IÖW teil. Während sich die Teilnehmendenzahlen in den Vorjahren vorrangig auf Präsenzveranstaltungen bezogen, war 2020 als Pandemiejahr ein Ausnahmefall. Nur 164 Teilnehmende nahmen an Präsenzveranstaltungen teil. Die anderen fast 95 Prozent teilten sich auf Hybrid-Events (1.031 Teilnehmende) und digitale Events (930 Teilnehmende) auf. Gegenüber den Vorjahren sind die Zahlen der Gäste auf IÖW-Veranstaltungen stark gestiegen, was sich als niedrigschwelligere Teilnahmemöglichkeit an Veranstaltungen im digitalen Raum interpretieren lässt. Unsere Veranstaltungen sind „grün“: Mit dem „Green Meeting Guide“ setzen wir seit 2014 verbindliche Standards für die umweltorientierte Durchführung der Veranstaltungen des IÖW. Der Ende 2016 auch evaluierte „Green Meeting Guide“ unterstützt alle Mitarbeiter/innen mit konkreten Empfehlungen und Checklisten etwa für die An- und Abreise oder die Unterbringung von Gästen. Veranstaltungsstandards betreffen beispielsweise die Bewirtung mit ausschließlich vegetarischer Bio-Kost und die Wahl von Tagungsorten mit guter Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr. Neue Mitarbeitende werden im Rahmen der obligatorischen Einarbeitungstage für die Verbindlichkeit der Veranstaltungsstandards sensibilisiert.

Alle IÖW-Jahrestagungen werden klimaneutral durchgeführt, unsere selbst gesetzten Standards setzen wir in der Regel bei allen Veranstaltungen um: Wir wählen Veranstaltungsorte mit guter ÖPNV-Anbindung und bitten Teilnehmende von außerhalb um eine Anreise mit der Bahn. Die Verpflegung auf Veranstaltungen erfolgt ausschließlich mit vegetarischer und – wann immer möglich – mit Bio-Kost. Zudem gehört es zur Routine bei der Anfrage an externe Veranstaltungshäuser, diese aufzufordern Bio-Produkte in ihre Angebotspalette aufzunehmen, wenn sie dies nicht bereits tun. Bei Veranstaltungen am IÖW wird standardmäßig Leitungswasser angeboten. Unsere Jahrestagung „Zeitenwende 2020: Wird diesmal alles anders?“ haben wir als digitales Angebot für Gäste und übertragenes Präsenzpodium aus dem Hotel Aquino realisiert. Auch hier wurden die genannten Standards erfüllt.

Seit 2017 werden Tagungsunterlagen vermehrt ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Die „papierlose Veranstaltung“ wird zunehmend bereits in der Projektakquise angeboten. In den wenigen Fällen, in denen wir Tagungsunterlagen erstellen, werden diese auf mit dem Blauen Engel zertifiziertem Recyclingpapier und beidseitig gedruckt.

Auf den Veranstaltungswebseiten und in der Kommunikation mit Teilnehmenden wird gezielt für eine umweltfreundliche Anfahrt mit der Bahn, dem ÖPNV oder dem Fahrrad geworben, z. B. mit Hilfe eines Routenplaners für Fahrradfahrer/innen. Da wir das Catering auf Veranstaltungen sehr passgenau bestellen, lohnt eine Abholung übriggebliebener Speisen durch die Berliner Tafel in der Regel nicht. Deshalb bieten wir den Teilnehmenden an, sich übriggebliebenes Essen einzupacken und mitzunehmen. Aktuell ist diese Maßnahme jedoch aus Gründen der Infektionsprävention ausgesetzt.

Insgesamt versuchen wir die Aspekte nachhaltiger Veranstaltungsorganisation stärker zu kommunizieren: Dazu gehört auch, dass die Moderator/innen unserer Veranstaltungen auf die bewusste Wahl des vegetarischen Bio-Cateringangebots oder auf den Verzicht auf gedruckte Tagungsunterlagen hinweisen. Perspektivisch möchten wir unsere Maßnahmen nachhaltiger Veranstaltungsorganisation noch systematischer kommunizieren.

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