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Beschaffung am IÖW

Ein zentraler Aspekt für die Nachhaltigkeit des IÖW liegt in unserer Beschaffungspraxis – IT, Papier, Büromaterialien, Möbel. In vielen Bereichen sind wir dabei schon immer sehr ökologisch orientiert, in anderen Bereichen wie der Beschaffung von Informations- und Kommunikationstechnik haben wir in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht.

Informations- und Kommunikationstechnik

Auf dem Weg, unsere „Green-IT-Nachhaltigkeitsstrategie“ umzusetzen, kommen wir weiter voran. Unser Ziel ist es, dass sich immer mehr Anwender*innen auf sogenannten Terminalservern Rechenleistung teilen.

Ein Bestandteil dieser Strategie ist unsere Richtlinie zur Beschaffung von nachhaltigeren IKT-Geräten. Sie beschreibt unseren Prüfprozess bei der Neuanschaffung von Geräten, der von dem*der IT-Beauftragten des Instituts begleitet und kontrolliert wird. Die Richtlinie enthält einen verbindlichen Gerätestandardkatalog, über den ein Großteil notwendiger Neuanschaffungen abgedeckt wird. Weiterhin prüfen wir vor jeder Neuanschaffung, ob bestehende Geräte weitergenutzt oder im Haus getauscht werden können oder ob Geräte aus zweiter Hand verfügbar sind.

Das Monitoring der IT-Beschaffung ist eine Maßnahme unseres Nachhaltigkeitsprogramms, die wir seit 2017 jährlich evaluieren. Im Jahr 2022 haben wir sechs Festrechner angeschafft, vier davon waren aus zweiter Hand. 2021 hatten wir auf den Kauf von Festrechnern verzichtet und stattdessen vermehrt Thin-Clients angeschafft. 2022 wurde weiterhin vermehrt von zu Hause aus gearbeitet. Daher haben wir 2022 vier Notebooks gekauft, drei davon waren in gebrauchtem Zustand.

Der Anteil von ressourcenleichten und energiesparenden Thin-Clients an der Gesamtzahl der stationären Arbeitsplätze am IÖW sinkt durch die Anschaffung von Festrechnern und Notebooks leicht auf 46 Prozent. Die Entwicklung verlief von 5 Prozent in 2015 über 31 Prozent in 2018 auf 47 Prozent in 2021.

Die Thin-Clients übernehmen die Funktion, eine Verbindung mit zentralen Terminalservern herzustellen. Dadurch teilen die Mitarbeiter*innen sich dieselbe IT-Hardware, was den Stromverbrauch senkt (siehe Energieverbrauch). Eine Ausnahme für die Terminalservernutzung bildet bislang bestimmte Spezialsoftware (z. B. Modellierungsprogramme), die weiterhin auf lokalen Arbeitsgeräten ausgeführt wird.

In den Jahren 2020 und 2021 konnten wir aufgrund unserer Client-Server-Architektur in der Pandemie schnell hin zum mobilen Arbeiten wechseln und davon auch im Jahr 2022 profitieren. Durch einen erweiterten Zugriff auch von privaten Endgeräten über besonders gesicherte und datenschutzkonforme VPN-Verbindungen, waren Neuanschaffungen von IT-Geräten nur in geringem Umfang erforderlich und betrafen vor allem die Peripherie (Webcams, Headsets). Zusätzlich haben wir cloudbasierte Services für Videokonferenzen und andere Kommunikationstools freigegeben.

Im Jahr 2023 werden wir die aktuelle IT-Strategie in einem internen Prozess bewerten und überarbeiten. Ziel ist eine Anpassung an die räumlichen und personellen Änderungen.

Vergabe von Dienstleistungsaufträgen 

Am IÖW arbeiten wir in unseren Projekten und internen Aktivitäten mit externen Dienstleistern wie Marktforschungsinstituten, Grafikagenturen oder Druckereien zusammen. Bei der Vergabe von Aufträgen sind sowohl die Erfahrungen und die Fachkunde der Dienstleister als auch ihre unternehmerische Ausrichtung an Nachhaltigkeitszielen ausschlaggebend. Daher haben wir bereits im Jahr 2016 unsere verbindlichen und allgemeingültigen Vergaberichtlinien für Dienstleistungsaufträge um den Aspekt des Nachhaltigkeitsengagements erweitert.

Papierverbrauch am IÖW

Wie für Dienstleistungs- und Informationsorganisationen üblich, ist auch am IÖW Papier ein viel genutztes Arbeitsmittel. Beim Einkauf von Papierprodukten legt das Institut daher größten Wert auf Umweltfreundlichkeit. Unser Standard ist es, ausschließlich reines Recyclingpapier zu verwenden, das mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“ ausgezeichnet ist. Wir empfehlen allen Mitarbeiter*innen, Werkstudent*innen und Praktikant*innen, sparsam mit Papier umzugehen. Einseitig bedrucktes Papier, das nicht mehr gebraucht wird, sollte zunächst als „Schmierpapier“ für handschriftliche Notizen benutzt werden, bevor es über den Papiermüll entsorgt wird. Für den Mehrseitendruck ist in den Druckprofilen standardmäßig doppelseitiger Druck eingestellt.

Der Verbrauch von DIN-A4-Kopierpapier (80g/m²) am IÖW lag im Jahr 2022 bei 31.300 Blatt Papier. Dies entspricht einem Gewicht von 157,17 kg oder einer Fläche von 1952,181 m². Der Jahresverbrauch pro Vollzeitäquivalent ist 2022 im Vergleich zum Vorjahr deutlich von 647 auf 385 Blatt, also um 262 Blatt, gesunken. Eine Reduktion des Kopierpapierverbrauchs in diesem Umfang ist bei gestiegener Präsenz am Institut zunächst überraschend. Mögliche Ursachen hierfür wird die Nachhaltigkeitsbeauftragte gemeinsam mit der für das Nachhaltigkeitsmanagement mitverantwortlichen Arbeitsgruppe am Institut in der nächsten Auswertungsperiode näher analysieren. In den beiden Vorjahren verbrauchten wir 647 Blatt (2021) bzw. 522 Blatt (2020) pro Vollzeitäquivalent.

Druckerzeugnisse

Eigene Druckerzeugnisse des IÖW werden von Druckereien mit zertifiziertem Umweltmanagementsystem erstellt. Bei der Auswahl der Druckereien achten wir auch darauf, dass die Lieferwege möglichst gering ausfallen und wählen bevorzugt Druckereien aus Berlin.

Druckerzeugnisse, die wir innerhalb von Projekten erstellen, planen wir bei der Projektentwicklung nach den gleichen ökologischen Standards. Diese werden von unseren Auftraggebern und Förderern in der Regel akzeptiert.

Veröffentlichungen sind ein wichtiges Element unserer Arbeit. Für das Jahr 2022 haben wir zum ersten Mal zusätzlich zum Verbrauch von Kopierpapier auch den Papierverbrauch für Publikationen am IÖW erfasst und ausgewertet. Die Publikationen beinhalten neben Medien wie Broschüren, Postern, Flyern und Postkarten, die im Rahmen von laufenden Projekten veröffentlicht wurden, auch die regelmäßig veröffentlichten IÖW-Formate. Dazu zählen der jährlich erscheinende IÖW-Institutsbericht und die vom IÖW gemeinsam mit der Vereinigung für ökologische Wirtschaftsforschung (VÖW) herausgegebene Fachzeitschrift „Ökologisches Wirtschaften“, die viermal im Jahr erscheint. Um den Papierverbrauch für Publikationen möglichst genau zu erfassen erheben wir die Auflage, das Format in m² sowie Blattzahl und Papierqualität in g/m², die bei Broschüren spezifisch für Inhalt und Umschlag aufgenommen werden. Daraus kann dann das Gesamtgewicht des Papiers errechnet werden. Im Jahr 2022 summierte sich der Papierverbrauch für Publikationen auf knapp 2,2 Tonnen oder knapp 350.000 Blatt für 18.575 Printerzeugnisse in unterschiedlichen Stärken und Größen. Die regelmäßig veröffentlichten IÖW-Formate machen mit 7.500 Printerzeugnissen auf gut 200.000 Blatt mit einem Gesamtgewicht von knapp 1,2 Tonnen circa 54 Prozent des gesamten Papierverbrauchs für Publikationen aus. 

Die Fachzeitschrift „Ökologisches Wirtschaften“ erscheint im oekom Verlag in München, dem ersten klimaneutralen Verlag Deutschlands. Das Papier der Zeitschrift besteht zu 100 Prozent aus Recyclingpapier, zertifiziert mit dem Blauen Engel DE-UZ 195. Das Papier der erfassten Publikationen am IÖW ist vorwiegend Recyclingpapier und mit einem der Umweltgütesiegel „Blauer Engel“, „Eco Label“ oder „FSC“ ausgezeichnet.

Hand in Hand mit unserem Ansatz „papierlose Veranstaltung“ (siehe Abschnitt „Nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“) werden wir den Papierverbrauch unserer Publikationen in den kommenden Jahren weiter bilanzieren und optimieren. Die Zunahme virtueller Veranstaltungen im Zuge der Corona-Pandemie führte zeitgleich zu einem reduzierten Papierverbrauch Bei den vermehrt wieder stattfindenden Präsenzveranstaltungen setzen wir weiterhin verstärkt auf digitale Tagungsunterlagen und behalten den Papierverbrauch weiterhin im Blick.

Büromaterialien

Beim Einkauf weiterer Büromaterialen wie Briefumschlägen, Stiften, Ordnern und ähnlichem wählen wir die umweltfreundlichere Alternative. Wir führten in 2017 für die Fachagentur Nachwachsende Rohstoffe (FNR) die Marktstudie zu nachhaltigen biobasierten Büroartikeln durch und identifizierten über 260 biobasierte Produktalternativen am deutschen Angebotsmarkt. Wir überprüfen unter Nachhaltigkeits-, Qualitäts- und Kostengesichtspunkten regelmäßig, ob und welche unserer bisher verwendeten Büromaterialien durch innovative Produkte ersetzt werden können. Weiterhin setzen wir dabei vorwiegend auf die einschlägige Kompetenz und Beratung von Händlern, die sich bei ihrer Sortimentsgestaltung, umweltfreundlichen Logistik und sozialem Unternehmertum als Pioniere für nachhaltiges Wirtschaften engagieren und dafür nicht selten auch mit einschlägigen Preisen ausgezeichnet wurden.

Möbel

Büromöbel wie Schreibtische oder Stühle wurden bisher nur zu einem geringeren Teil von ökologisch orientierten Händlern und nach ökologischen und sozialen Standards bezogen. Den Großteil der Möbel, die wir der im Zuge unserer Büroerweiterungen seit 2016 benötigten, haben wir als neuwertige Gebrauchtware angeschafft. Alle Möbel werden möglichst lange genutzt und anschließend, sofern noch möglich, einer Weiterverwendung durch Dritte zugeführt.

Bewirtung im Büro

Zur (Pausen-)Verpflegung von Mitarbeiter*innen und Gästen beschaffen wir im Berliner Büro Kaffee, Tee, Kleingebäck, Milch, Haferdrink und Zucker aus ökologischer Produktion. Der Kaffee ist zudem fair gehandelt. Jeden Tag gibt es Bio-Obst und -Möhren – wenn vorhanden aus der Region – als kostenlosen Snack für alle. Auch das Heidelberger Büro beschaffte bis zu seiner Schließung „öko“, zum Teil auch „fair“.

Leuchten und Leuchtmittel

Am IÖW verwenden wir in der Regel energieeffiziente Energiesparlampen und Leuchtstoffröhren. Einbau-Halogenleuchten wurden anstelle von Halogenstrahlern mit LED-Leuchtmitteln ausgerüstet.

Nachhaltigkeitsprogramm

Das Nachhaltigkeitsprogramm umfasst Maßnahmen zu den Zielstellungen „Evaluation der Green-IT-Strategie“ und „Papierverbrauch reduzieren". 

Hinweise zu den Daten

Im Januar 2017 führten wir eine neue Erfassungsmethode für unseren Papierverbrauch ein. Seitdem stellen wir den Einkaufszahlen die tatsächlichen Papierbestände gegenüber. Dafür erfassen wir nun nicht mehr nur die Bestellmengen an Druck- und Kopierpapier, sondern zu Beginn eines jeden Jahres im Rahmen einer kleinen Inventarisierung auch den Bestand. Auf diese Weise ermitteln wir den jahresspezifischen Papierverbrauch exakter.

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